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आपके संगठन में सीएमएमएस को सफलतापूर्वक लागू करने के 8 आसान उपाय

एक कम्प्यूटरीकृत रखरखाव प्रबंधन प्रणाली या सीएमएमएस एक लंबी प्रक्रिया है जिसमें भारी निवेश शामिल है। इसलिए कंपनियां पहली बार में इस पर विचार करने से कतरा रही हैं। इसमें जोड़ें, द्वारा एक अध्ययन ऑक्सफोर्ड यूनिवर्सिटी और मैकिन्से बताता है कि औसतन एक सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट में 66% लागत अधिक और 33% शेड्यूल ओवररन होता है। अधिक विशेष रूप से, सभी उद्यम परिसंपत्ति प्रबंधन प्रणालियों और सीएमएमएस सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन का लगभग 70% विफल हो जाता है। कारण: गलत तरीके से स्थापित सिस्टम, अपर्याप्त कर्मचारी प्रशिक्षण, और विक्रेता से अपर्याप्त समर्थन।

इन नुकसानों से बचने के लिए, एक मजबूत सीएमएमएस कार्यान्वयन योजना का होना आवश्यक है। आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए, हमने 8 आसान चरण प्रदान किए हैं जिनका आप अनुसरण कर सकते हैं:

अंतर्वस्तु

1) प्रबंधन प्रतिबद्धता

किसी भी अन्य सॉफ़्टवेयर कार्यान्वयन की तरह, प्रतिबद्धता ऊपर से नीचे तक आनी चाहिए। सीएमएमएस समाधान के सफल परिनियोजन के लिए, आपको प्रबंधन को खरीदने और उनकी अपेक्षाओं को प्रबंधित करने की आवश्यकता है। चूंकि सीएमएमएस कोई जादू की छड़ी नहीं है जो तत्काल परिणाम प्रदान करता है, लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करना, परिणाम और रिटर्न देखने के लिए आवश्यक रीयल-टाइम सीएमएमएस डेटा तक पहुंच और हितधारकों को अन्य प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करना महत्वपूर्ण है।

2) प्रोजेक्ट प्लानिंग

बोर्ड पर प्रबंधन के साथ, परियोजना योजना बनाने के लिए तैनाती में शामिल होने वाले सभी लोगों से परामर्श करने का समय है। यह प्रबंधन समाधान यथासंभव विस्तृत होना चाहिए और इसमें छह महीने से लेकर एक वर्ष से अधिक तक की समय-सीमा होनी चाहिए। इसमें सभी मील के पत्थर के साथ महत्वपूर्ण तिथियां शामिल होनी चाहिए जैसे कि अनुकूलन आवश्यकताओं की पहचान करना, डेटा प्रविष्टि और सफाई, उपयोगकर्ता प्रशिक्षण समाप्त करना और सीएमएमएस ऑडिट आयोजित करना। परियोजना योजना में स्पष्ट, प्राप्य लक्ष्य होने चाहिए, और इसमें शामिल सभी लोगों को बाद में अस्पष्टता को रोकने और जवाबदेही बढ़ाने के लिए उन पर सहमत होना चाहिए।

3) कर्मचारी तैयार करें

केवल प्रबंधन को बोर्ड पर लाना पर्याप्त नहीं है; आपको अपने कर्मचारियों को भी तैयार करने की आवश्यकता है जो इस प्रक्रिया में शामिल होंगे, जैसे कि आईटी विभाग। यह न मानें कि सभी कर्मचारी नए सॉफ़्टवेयर का स्वागत करेंगे क्योंकि लोग या तो परिवर्तन के लिए प्रतिरोधी हैं या महसूस करते हैं कि तकनीक उनकी जगह ले लेगी। सुनिश्चित करें कि रखरखाव टीम के पास मोबाइल डिवाइस हैं जिनका उपयोग वे मोबाइल ऐप का उपयोग करके अपनी रखरखाव गतिविधियों को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। इसलिए, इन सभी गलतफहमियों को दूर करना और लोगों को पठन सामग्री और प्रश्नोत्तर सत्रों से शिक्षित करना महत्वपूर्ण है। सीएमएमएस के लाभों को संप्रेषित करने से प्रौद्योगिकी को पूर्ण रूप से अपनाने में मदद मिलेगी और बाद में उत्पन्न होने वाली किसी भी अनावश्यक समस्या से बचा जा सकेगा।

4) ट्रेन कर्मचारी

प्रोजेक्ट प्लान बनाते समय इसमें ट्रेनिंग सेशन जरूर शामिल करें। आख़िरकार, सीएमएमएस सॉफ्टवेयर एक परिष्कृत एप्लिकेशन है जिसे सिस्टम का उपयोग करने वाले सभी के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। अधिक से अधिक लोगों को प्रशिक्षण प्रदान करें ताकि वे नियमित कार्य के दौरान एक दूसरे की मदद कर सकें और कुछ लोगों को व्यवस्था और उसके प्रशासन के सभी पहलुओं पर प्रशिक्षण दे सकें। इसके अलावा, आपके लाइव होने के बाद कम से कम छह महीने के लिए प्रशिक्षण सत्र शामिल करें क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को सिस्टम का उपयोग करते समय उनके सामने आने वाली समस्या का समाधान खोजने की अनुमति देगा। इसलिए, सभी उपयोगकर्ताओं को पर्याप्त प्रशिक्षण प्रदान करके अपने क्लाउड आधारित सीएमएमएस निवेश का अधिकतम लाभ उठाएं।

5) डेटा इकट्ठा करें

सीएमएमएस कार्यान्वयन विफलता के सबसे सामान्य कारणों में से एक आवश्यक और प्रयोग करने योग्य डेटा का अपर्याप्त संग्रह है जिसे कर्मचारी सिस्टम में दर्ज करेंगे। इसीलिए रखरखाव डेटा को प्रभावी ढंग से एकत्र करना महत्वपूर्ण है और कर्मचारियों से 12 महीने तक की प्रतिबद्धता की आवश्यकता है। आपके डेटा इतिहास के बावजूद, सीएमएमएस के तेजी से परिनियोजन के लिए इसे साफ-सुथरा होना चाहिए। डेटा तैयार करने और फिर आयात करने में आपकी मदद करना एक ऐसा क्षेत्र है जहां आपका सीएमएमएस विक्रेता अतिरिक्त मूल्य प्रदान कर सकता है। लाइव डेट पर जाने से पहले, अपने नए सिस्टम की जरूरतों को समझें, और डेटा आयात आवश्यकताओं को पूरी तरह से संप्रेषित करें।

6) डेटा दर्ज करें

एक बार जब आप योजना बना लेते हैं, सिस्टम को अंतिम रूप दे देते हैं, और डेटा एकत्र कर लेते हैं, तो नए सीएमएमएस एप्लिकेशन में डेटा दर्ज करने के लिए सर्वोत्तम संभव तरीका तय करने का समय आ गया है। संसाधनों, आंतरिक या बाहरी ठेकेदारों, स्पेयर पार्ट्स की पहचान करें, जो इस काम के लिए जिम्मेदार होंगे। सीएमएमएस द्वारा प्रबंधित किए जाने वाले डेटा को दर्ज करने के लिए आपको सबसे अच्छी विधि निर्धारित करने की भी आवश्यकता होगी। क्या आपको एक प्रशासनिक सहायक की आवश्यकता है या, क्या रखरखाव तकनीशियनों को स्वयं डेटा दर्ज करना चाहिए? इस विशाल एकमुश्त कार्य को पूरा करने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करने के लिए इन सभी प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करें।

7) रिपोर्ट और विश्लेषण

चार से पांच प्रयोग करने योग्य रिपोर्ट बनाएं जिनका विश्लेषण प्रतिदिन किया जाएगा। ये रिपोर्ट आपके सभी निर्णयों को आपके प्रबंधन कार्यक्रम में आधार बनाने के लिए महत्वपूर्ण होंगी। इससे पहले कि आप अपना सिस्टम सेट करें, यह निर्धारित करें कि यह आपके लिए क्या करेगा, और फिर उसके अनुसार रिपोर्ट तैयार करें। इन रिपोर्टों से आपको संचालन बनाए रखने में लघु और दीर्घकालिक रुझानों को समझने में मदद मिलनी चाहिए।

8) संचालन में सुधार

जब आप एक सीएमएमएस लागू करते हैं, तो संपत्ति और उनके भागों के रिकॉर्ड रखने की इसकी प्रमुख क्षमता से परे देखें। कार्यक्षमताओं की विस्तृत श्रृंखला का उपयोग करें रखरखाव प्रबंधन सॉफ्टवेयर ट्रैक करने योग्य डेटा की बड़ी मात्रा को देखने के लिए। सुधार के लिए भविष्य कहनेवाला रखरखाव या निवारक रखरखाव रणनीतियाँ सेट करें। उपयोगी रुझान प्रदान करके आपके मौजूदा रखरखाव कार्यों को और बेहतर बनाने के लिए इस डेटा का विश्लेषण किया जा सकता है जिसका उपयोग सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए किया जा सकता है।

सफलता कुछ ही कदम दूर है

इसे लागू करने पर विचार करने वाले किसी भी संगठन के लिए सीएमएमएस एक बड़ी लागत है। इसलिए, पहले प्रयास में इसे सही तरीके से तैनात करना अनिवार्य है। हमारे आठ सरल और आसान कदम आपको एक सुविचारित सीएमएमएस कार्यान्वयन योजना तैयार करने और सफलता की राह पर चलने में मदद कर सकते हैं।